SANI/RADAR DEPOK PUNYA TANGGUNG JAWAB: Para siswa sedang praktik bagaimana arsip pribadi disimpan ke dalam map/folder yang dilengkapi dengan plastik pembungkus di SMP 19 Depok, Jalan Leli Raya, Keluarahan Depok Jaya, Kecamatan Pancoranmas.
SANI/RADAR DEPOK
PUNYA TANGGUNG JAWAB: Para siswa sedang praktik bagaimana arsip pribadi disimpan ke dalam map/folder yang dilengkapi dengan plastik pembungkus di SMP 19 Depok, Jalan Leli Raya, Keluarahan Depok Jaya, Kecamatan Pancoranmas.

DEPOK – Kondisi geografis di Indonesia membuat nyaris kota/kabupaten di  seluruh wilayah berada di kawasan rawan bencana. Tak terkecuali Kota Depok. Selain gempa yang kian mengintai, sejumlah bencana alam lain seperti tanah longsor dan banjir kerap berulang di musim penghujan.

Kondisi ini memunculkan sebersit pertanyaan tentang bagaimana arsip pribadi berupa dokumen penting seperti sertifikat tanah, ijazah, hingga kartu keluarga dikelola dengan baik di tengah kondisi rawan bencana.

Hal itu membuat perhatian Universitas Indonesia (UI) yang segera mengadakan Program UI Peduli Aksi (Ramah Anak) bertema Gerakan Sadar Arsip Pada Siswa SMP di Kota Depok sebagai salah satu langkah antisipasi kondisi rawan bencana.

“Kami menyasar anak remaja usia SMP karena bila diajarkan sejak dini gerakan sadar arsip ini diharapkan dapat diingat di benak mereka hingga dewasa nanti,” kata Dosen Manajemen Informasi dan Dokumen Vokasi UI, Dyah Safitri kepada Radar Depok.

Kegiatan gerakan sadar arsip ini dilakukan di dua sekolah, yakni SMP Negeri 19 Depok dan SMP Negeri 20 Depok yang keduanya berada di Kecamatan Pancoranmas.

“Anak-anak ini kami ajak secara interaktif untuk mengarsip dokumen pribadi seperti dokumen kependudukan, pendidikan, dan bukti prestasi menggunakan alat-alat penunjang arsip,” jelas Dyah.

Dyah melanjutkan, alat penunjang tersebut berupa map (folder), plastik pembungkus dokumen, indeks, serta pemindaian dokumen menjadi file digital. Walau terlihat praktis, tetapi banyak dari siswa yang belum pernah melakukannya.

“Biasanya orang tua yang mengelola dan mengurus arsip tersebut, anak-anak sangat jarang. Jadi mau tidak mau kita kenalkan dan ajarkan sedini mungkin,” lanjut dosen yang tengah menjalani program pengabdian masyarakat tersebut.

Pada kegiatan ini para siswa memperoleh map arsip lengkap dengan plastik berikut keping CD yang berisi file hasil pemindaian dokumen penting yang harus disiapkan siswa.

“Dengan menggugah kesadaran mengelola arsip pribadi dengan baik sejak dini, maka ketika terjadi bencana selain berusaha menyelamatkan diri, pengetahuan tentang arsip akan memudahkan mereka mengelola dokumen dengan baik,” harapnya.

Sementara itu, salah satu siswa kelas VII SMPN 19 Depok, Hafiiz Mushaddiq mengungkapkan bahwa dirinya mendapat manfaat besar dari kegiatan ini. Serta ia akan mempraktikkannya di rumah.

“Saya akan membuat pengelolaan dokumen arsip pribadi setelah mendapatkan ilmu dalam acara ini,” tutup Hafiiz. (san)